| 1．正确选定招待会召开的地点，会前要进行实地观察； 2．日期选定后，应提早3-4天把请柬送到邀请对象手中，以便记者在会前做充分的准备； 3．会前一天，用电话与被邀请者取得联系，探询能否出席； 4．招待会程序编排要紧凑，时间不宜过长，编排程序时要防止冷场或混乱； 5．准备足够数量的资料或照片，切忌发生一部分与会者领到，而另外一些人未领到的情况； 6．准备好音响设备等，如有需要，还要备好电话、电传等设备，并以图、文标示出使用地点及方式； 7，备妥签到簿和签名笔； 8．排定并摆好桌上名牌，既要主次分明，又要注意一视同仁，以避免出现纠纷和不愉快； 9．注意妥善安排本单位领导和嘉宾的坐席，如有重要人物出席，应突出其身份，借以扩大影响； 10．置备适当的礼品或纪念品，赠送出席者； 11．工作人员数量要得当，所有工作人员都应明确本次招待会的目的、内容、对象等情况，并能各司其职、礼貌待客；招待会进行过程中，工作人员应避免随意走动； 12．安排一名摄影人员专门拍摄会场情况，以便进行宣传和留作纪念； 13．全面收集各到会记者所发稿件，并进行归类、分析，以评估传播效果；注意发现会议内容的疏漏、失误，以便及时补救； 14．对照签到簿，核查发稿率，供日后选择邀请对象时参考； 15．结束时，注意听取出席者的反应； 16，对已发新闻稿中质量较高的稿件，应与作者建立特别的联系并致谢意。 |
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