| 1．制定采购计划： (1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核； (2)计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核； (3)采购计划一式四份，自存二份，其它三份交财务部。 2．审批采购计划： (1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核； (2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算； (3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批； (4)经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。 3．物资采购： (1)采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称，规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应； (2)大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求； (3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应； (4)计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。 4．物资验收入库： (1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收； (2)仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。 5．报销及付款： (1)付款： ①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款； ②支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结账，金额必须限制在一定的范围内； ③按酒店财务制度规定，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款； ④超过30元要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须控制在一定的范围内。 (2)报销： ①采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销； ②采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。 |
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